CANAL DE DENUNCIAS OBLIGATORIO

El próximo 17 de diciembre de 2021 finaliza el plazo para que España transponga la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de octubre de 2019 relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión. A partir de ese momento, la implantación de canal de denuncias interno será obligatorio para todas las entidades, públicas y privadas, que cuenten con más de 50 personas trabajadoras en plantilla.

No obstante, el artículo 26.2 de la mencionada Directiva establece que se amplía el plazo para su transposición en aquellas entidades del sector privado que tengan de 50 a 249 trabajadores, extendiéndose hasta el 17 de diciembre de 2023.

La norma establece un marco jurídico común a toda la UE para garantizar la protección de las personas que, en el seno de organizaciones públicas o privadas, denuncien o aporten información relativa a infracciones del Derecho de la Unión.

El canal de denuncias o procedimiento “whistleblowing” es una vía que permite a los trabajadores, proveedores, clientes y otras personas físicas o jurídicas relacionadas con la empresa, comunicar o denunciar infracciones cometidas en el seno de la organización. Puede tratarse de conductas irregulares o ilícitas, malas prácticas reales o sospechosas, o cualquier otra violación de las obligaciones de compliance producidas en el ejercicio de la actividad empresarial.

El canal debe estar diseñado, establecido y operado de una manera segura. En concreto, se deben garantizar los siguientes aspectos:

  • La confidencialidad del denunciante.
  • La posibilidad de formular denuncias tanto por escrito, como verbalmente, así como por vía telefónica u otros sistemas de mensajería de voz y, también de manera presencial si así lo solicita el denunciante.
  • La obligación de acusar recibo de la denuncia en un plazo máximo de 7 días.
  • La designación de una persona o servicio imparcial que sea competente para tramitar las denuncias, que podrá ser la misma persona o servicio que recibe las denuncias.
  • La tramitación diligente de todas las denuncias, incluidas las anónimas.
  • El plazo máximo de 3 meses para dar respuesta al denunciante sobre la tramitación de la denuncia.
  • La formación e información a los empleados sobre la existencia del canal.

Para aliviar la carga que puede suponer la implantación del canal de denuncias, se prevé que el órgano encargado de gestionarlo pueda ser:

  • Externo: la Circular 1/2016 de la Fiscalía General del Estado aconseja la externalización para garantizar la objetividad e imparcialidad;
  • Interno: en las pequeñas empresas corresponderá al Compliance Officer y en las más grandes deberá nombrarse un órgano colegiado cuyo número de miembros se adaptará al tamaño de la empresa;
  • Híbrido: siendo interno el órgano que instruye y externo el que resuelve o viceversa (art 8.5 de la Directiva).

En este sentido, la Directiva autoriza a terceros a recibir denuncias de infracciones en nombre de entidades jurídicas de los sectores privado y público, siempre que ofrezcan garantías adecuadas de respeto de la independencia, la confidencialidad, la protección de datos y el secreto. Dichos terceros pueden ser proveedores de plataformas de denuncia externa, asesores externos, auditores, representantes sindicales o representantes de los trabajadores.

En cuanto a las dudas sobre si las denuncias pueden ser anónimas, el artículo 24 de la LO 3/2018, de 5 de diciembre de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales prevé que: “Será lícita la creación y mantenimiento de sistemas de información a través de los cuales pueda ponerse en conocimiento de una entidad de Derecho privado, incluso anónimamente, la comisión en el seno de la misma o en la actuación de terceros que contratasen con ella, de actos o conductas que pudieran resultar contrarios a la normativa general o sectorial que le fuera aplicable.”.

El acceso a los datos contenidos en estos canales de denuncia quedará limitado exclusivamente a quienes, incardinados o no en el seno de la entidad, desarrollen las funciones de control interno y de cumplimiento, o a los encargados del tratamiento que eventualmente se designen a tal efecto. No obstante, será lícito su acceso por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas disciplinarias o para la tramitación de los procedimientos judiciales que, en su caso, procedan.

La LOPDyGDD impone a la organización el deber de preservar la identidad y garantizar la confidencialidad del denunciante -cuando no opte por el anonimato- y ordena que los datos se conserven en el sistema únicamente el tiempo imprescindible para la averiguación de los hechos denunciados, con un límite de tres meses desde su introducción en el canal, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica.

Finalmente, respecto a las sanciones, la Directiva prevé que se establezca un régimen de sanciones para las personas físicas o jurídicas que impidan o intenten impedir las denuncias, adopten medidas de represalia o abusivas o incumplan el deber de confidencialidad.  También se prevén sanciones proporcionales y disuasorias para los denunciantes que hayan obrado de mala fe, comunicando o revelando públicamente información falsa.

Desde CONPRODAT, nos ponemos a disposición de nuestros clientes por si precisan ampliar información o requieren la prestación del servicio externo para el canal de denuncias.

Por | 2021-12-16T15:28:19+00:00 16 de diciembre de 2021 | 3:08 pm |Ámbito laboral, Divulgación general|Sin comentarios